Při poskytování služeb a analýze návštěvnosti nám pomáhají cookies. Používáním webu s tím vyjadřujete souhlas. Více informací

Time management při home office či samostudiu

V průběhu minulých týdnů se dříve nepředstavitelné stalo skutečností – děti a studenti přestali chodit do školy, mnoho zaměstnanců pracuje z velké části z domu formou home office. Tato opatření mohou vést k různému prožívání. Od pocitů nově nabyté svobody „Můžu si dělat věci, kdy chci.“ až po pocity ztracenosti „S čím mám začít, jak to všechno zvládnu?“ V následujícím článku jsou popsány rozličné strategie, jak se vyrovnat s prací nebo studiem z domova, kterými se můžete inspirovat.

 

 

Obvyklé fungování v průběhu pracovních dní bývá řízeno určitými návyky, které jsou dány vnějšími podmínkami – ve stejnou dobu vstanete, jdete do práce, v práci si zajdete s kolegy na oběd, odpoledne se vrátíte domů, věnujete se dětem či koníčkům a (ideálně) odpočíváte. To vše se ale nyní změnilo. Tyto „opěrné body“ najednou zmizely. Může to vyvolávat pocity nejistoty a vést k neefektivnímu využití času, na druhou stranu to poskytuje příležitost strukturovat čas více v souladu s vašimi potřebami či denním rytmem.

1. Seznam úkolů

Jsou lidé, kterým vyhovuje plánování a pevný režim, a jsou naopak lidé, kteří jej rádi nemají a kterým vyhovuje pracovat dle momentální nálady a inspirace. I to může homeoffice umožňovat. Tak či tak ale většinou existuje nějaký pomyslný seznam úkolů, který musíte splnit. Jednou z možností, jak práci zefektivnit, je vytvořit si seznam úkolů – tzv. to-do list.

Proč? Předpokládá se, že úkoly, které nejsou nikde zaznamenány, musíte „držet v hlavě“, tudíž vám mohou ubírat kapacitu věnovat se jiným věcem, případně vedou k roztržitosti – do něčeho se pustíte, pak si vzpomenete na to a ono, a než se nadějete, jste u úplně jiného úkolu.

Jak to udělat, abyste nejen sestavili seznam úkolů, ale také jej postupně splnili?

a) Sepište všechny činnosti, které v dohledné době potřebujete udělat, poté si ke každému z nich poznačte jeho důležitost (např. odlišení barvami), případně datum, kdy musí být hotový.

b) Činnosti roztřiďte na ty, které se vám chtějí dělat, a ty, které se vám dělat nechtějí (např. je od sebe barevně odlišíme).

b) Činnosti, které dělat chcete, rozdělte na „přemýšlecí“, na které se potřebujete určitou dobu nerušeně soustředit a „jednoduché“, u kterých vám drobná vyrušení nevadí. Podle vnějších podmínek je potom rozložte v čase.

c) U činností, které se vám dělat nechtějí, postupujte následovně:

 

  • Ty, které nejsou opravdu důležité, vyškrtněte.
  • Zbylé úkoly delegujte na někoho jiného, případně je vyměňte za jinou činnost, která se vám dělat chce.
  • Úkoly, se kterými nemůžete udělat nic z předešlého, změňte na něco, co dělat chcete. Můžete to udělat tak, že se budete soustředit na význam toho, co děláte, spojíte činnost s něčím, co vás baví (např. poslech hudby, prostředí, kde činnost děláte), nebo se něčím cenným odměníte po jejich dokončení.

 

d) Seznam úkolů pravidelně revidujte – pomáhá to uvědomit si, kolik úkolů jste již zvládli udělat. Zároveň můžete stanovit prioritu úkolů a ujasnit si termín jejich splnění, což dá vašim dnům a týdnům strukturu.

e) To-do list také pomáhá odmítat další úkoly, pokud by přesáhly vaši pracovní kapacitu, protože jste si vědomi toho, kolik práce vás čeká.

(inspirováno Carter, 2016)

 

2. Zajištění podmínek pro soustředění

Pokud máte v rámci home office splnit úkoly, které vyžadují určitou míru soustředění, je dobré zajistit si co nejlepší podmínky pro tuto práci:

a) Vyhraďte si čas a prostor – pokud bydlíte s někým dalším, je dobré se s ostatními členy domácnosti domluvit na času i prostoru, ve kterém vás nebudou rušit.

b) Eliminujte vyrušení – kromě upozornění ostatních, že pracujete/studujete, se může jednat o vypnutí upozornění různých aplikací na počítači, ztlumení vyzvánění telefonu atd.

c) Pokud se vám do úkolu nechce, ale musíte jej splnit, nastavte si budík na 20 minut, a po tuto ohraničenou dobu se na úkol soustřeďte. Je možné, že se po 20 minutách do práce natolik zaberete, že vám přestane vadit, a pokud ne, tak 20 minut většinou stihnete alespoň část úkolu splnit.

d) Zařaďte přestávky, v průběhu kterých se protáhnete, uvaříte si čaj či kávu, prohodíte pár slov s ostatními členy domácnosti – prostě na chvíli „vypněte“. Ani v práci nepracujete nepřetržitě.

 

3. Spojení s kolegy

Pokud obvykle pracujete v týmu, je užitečné zůstat v kontaktu s kolegy i nyní, a to z různých důvodů:

a) Pokud vás více pracuje na jednom projektu, je potřeba svou činnost navzájem koordinovat.

b) Práce v týmu umožňuje díky nápadům ostatní větší tvořivost a často i větší nadšení do práce.

c) Domluva na konkrétních cílech či výstupech, případně na termínu jejich odevzdání, může sloužit jako motivace pro to, abyste práci udělali.

d) Můžete se poradit, pokud narazíte na problém, se kterým si nevíte rady.

e) Kontakt s kolegy může sloužit i jako zdroj pozitivních emocí a vytržení ze stereotypu vaší domácnosti.

S kolegy můžete při home office zůstat ve spojení telefonicky či prostřednictvím různých aplikací – facebookové skupiny, Skype, Google Hangouts, ZOOM, WhatsApp atd.

 

4. Odpočinek

Pro to, abyste mohli pracovat kvalitně, je potřeba dostatek odpočinku, kdy se váš mozek i tělo může věnovat jiným činnostem. Při práci v rámci home office to znamená:

a) Pracujte pouze ve stanoveném čase – i při práci z domova dodržujte pracovní dobu, nebuďte na mailu či telefonu 24 hodin denně.

b) Zařaďte pobyt v přírodě a aktivní odpočinek – omezení volného pobytu osob může vést ke snížení fyzické aktivity, což následně negativně ovlivňuje schopnost soustředění či kreativity. Pokud je to možné, vydejte se každý den na chvíli do přírody, nebo si alespoň doma zacvičte.

c) Najděte si způsob, jak zůstat v dobré náladě – i přes různá omezení hledejte způsoby, kterými můžete dělat věci, které vás baví, a kterými můžete zůstat v kontaktu se svými přáteli či příbuznými (telefonicky, online atd.).

 

Literatura:

Carter C.: How to Gain an Extra Day Each Week. e-book, Monkedia, 2016.